Cours BARDON - Microsoft Office
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EXCEL 2007
SOMMAIRE
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EXCEL 07/ Chap 2 - SAISIE SIMPLE DE DONNEES

1. SELECTION DE CELLULES

La sélection peut être effectuée avec le clavier et la souris, ou bien avec la fenêtre "Atteindre".
Pour désélectionner, cliquez n'importe où (s'il s'agit d'une seule cellule, cliquez en dehors de la cellule).

Avec le clavier et la souris

Pour sélectionner :

Une cellule

Pointez sur la cellule. Le pointeur ayant la forme d'une croix blanche, cliquez.
Ou bien, atteignez la cellule avec les touches fléchées du clavier.
Si vous êtes en cours de saisie, validez (par exemple, en tapant Entrée), avant de sélectionner cette cellule en cliquant dessus.

Pour atteindre :

Des cellules faisant partie de la ligne ou de la colonne de la cellule active

Pour sélectionner toutes les cellules situées entre la cellule active et la cellule en bordure de zone, appuyez sur la touche Maj en double-cliquant sur la bordure de la cellule active en direction des cellules à sélectionner.

Sélection d'une plage de cellules

Cliquez-glissez de la première à la dernière cellule.
Ou bien sélectionnez la première cellule, puis appuyez sur la touche Maj et sélectionnez la dernière cellule de la plage.

Sélection de cellules non adjacentes (isolées, en plages, en colonnes ou en lignes)

Sélectionnez le 1er élément. Puis appuyez sur la touche Ctrl et sélectionnez les autres en cliquant, ou en cliquant-glissant, dessus.

Sélection de la zone de la cellule active

Appuyez sur les deux touches : Ctrl + *

Sélection d'une colonne ou d'une ligne

Pointez sur la bordure externe de la case de l'en-tête. Le pointeur ayant l'aspect d'une flèche, cliquez.
Pour sélectionner : Toute la colonne ou toute la ligne de la feuille est sélectionnée.

Sélection de colonnes ou de lignes adjacentes

Cliquez-glissez sur les cases d'en-têtes des colonnes ou des lignes à sélectionner.
Ou bien : sélectionnez la 1ère, puis tapez Maj (Shift) + clic sur la dernière.

Sélection de colonnes ou de lignes non adjacentes

Sélectionnez la première. Puis Ctrl + clic pour sélectionner chacune des autres.

Toutes les cellules de la feuille

Avec la fenêtre "Atteindre"

Pour l'afficher : sous l'onglet Accueil, dans le groupe "Edition", activez le bouton "Rechercher et sélectionner" > Atteindre .
Ou bien, plus rapidement, appuyez sur la touche F5.
Renseignez la zone "Référence".

Exemple de sélection de plages non adjacentes, situées sur la feuille active :
b2 : d5 ; e1 : f8

Exemple de sélection de plages situées sur une autre feuille, par exemple la feuille "Feuil3" :
feuil3! a4 : e8 ; feuil3! b1 : b5
L'appartenance d'une plage à une feuille se traduit par l'écriture : nomfeuille ! plage
Il n'est pas nécessaire de mettre un espace après un signe de ponctuation ( :   ;  ou  ! ).

La fenêtre "Atteindre" permet également :

2. SAISIE DANS LES CELLULES

Sélectionnez une cellule et saisissez par exemple un texte ou un nombre.
Par défaut, un texte est aligné à gauche, un nombre est aligné à droite.

Validation et passage à une autre cellule

Pour valider la saisie, et passer :

Par défaut, taper Entrée sélectionne la cellule d'en dessous (option "Bas").
On peut paramétrer différemment cette option Excel : cf. fin du chapitre INTRODUCTION.

Saisie rapide dans une plage sélectionnée :

Saisie d'une même valeur dans toutes les cellules d'une plage

Sélectionnez la plage. Saisissez la valeur. Validez avec Ctrl + Entrée.

Débordement

Quand un texte déborde sur la cellule suivante, une saisie dans celle-ci masque le texte de la cellule précédente.

Quand une date déborde, la validation transforme l'affichage de la date en une suite de dièses (#).
Testez : réduisez la largeur d'une colonne (par cliqué-glissé sur la bordure droite de sa case d'en-tête).
Dans une cellule de cette colonne, saisissez une date, puis validez.

Quand un nombre déborde, il est affiché en notation scientifique, c'est-à-dire sous la forme du produit d'un nombre décimal compris entre 1 inclus et 10 exclus par une puissance de 10.
Exemple : le nombre 123456789 qui est environ égal à 1,2 * 108, s'affiche dans la cellule 1,2E+08.
S'il y a débordement en notation scientifique, l'affichage du nombre dans la cellule est remplacé, comme une date, par une série de dièses.

Que ce soit un texte, une date ou un nombre qui déborde, le contenu exact de la cellule demeure, même si l'affichage est différent.
En sélectionnant la cellule (cliquez dessus), son contenu exact apparaît dans la zone de contenu de cellule (barre de formule).

Saisie d'un nombre sous forme de texte

Si on fait précéder un nombre d'une apostrophe (Exemple : '16), Excel le considère comme un texte et l'aligne à gauche dans la cellule.
Après validation, un triangle vert apparaît en haut à gauche de la cellule   triangle vert  , signalant que ce nombre est de type texte (il ne pourra donc pas faire partie de formules mathématiques).
Quand la cellule est sélectionnée, une balise s'affiche à côté. Elle indique qu'il s'agit d'un nombre stocké sous forme de texte et elle propose plusieurs options, en particulier la conversion en type nombre.

Saisie semi-automatique de données de type texte

Lorsqu'on effectue des saisies de type texte dans une colonne, EXCEL les mémorise.
Après avoir tapé une ou plusieurs lettres dans une nouvelle cellule de la colonne, dès qu'Excel reconnaît une saisie précédente, elle est automatiquement proposée.
Il ne doit pas y avoir de cellule vide entre la cellule active et la cellule reconnue.
Tapez sur Entrée pour valider la saisie proposée et passer à la cellule suivante.

On peut également afficher la "Liste déroulante de choix" : faites un clic droit dans la cellule juste au-dessus ou juste au-dessous des valeurs déjà saisies > "Liste déroulante de choix".
Apparaissent dans cette liste tous les contenus de type texte de la colonne. La liste s'arrête dès qu'il y a une cellule vide (en dessus ou en dessous).
Cliquez sur un élément de la liste affiche son contenu dans la cellule.

Saisie d'un commentaire

L'onglet "Révision" contient un groupe de commandes "Commentaires".

On peut rattacher un commentaire à une cellule : Le commentaire commence par défaut par le nom de l'utilisateur. Ce nom peut être modifié ou supprimé.

Après un clic droit sur la cellule contenant le commentaire, un menu contextuel propose les options : Modifier, Effacer, Afficher / Masquer le commentaire.

Quand le commentaire est masqué, il subsiste dans la cellule un petit triangle rouge :  triangle rouge
Le commentaire apparaît dès que le pointeur est sur la cellule.

Pour modifier l'apparence du commentaire, affichez la fenêtre "Format de commentaire" : faites un clic droit dans le cadre du commentaire > Format de commentaire.

Saisie d'une date ou d'une heure

Date

Dès qu'EXCEL reconnaît une date, il la convertit en numéro de série (représentant le nombre de jours écoulés entre cette date et le 1er janvier 1900, sinon 1904 en fonction du paramétrage, cf. chapitre 7 § 6 "Date et heure") et il lui applique un format.

Pour saisir une date : Si le jour n'est pas mentionné, il est considéré comme étant le 1er jour du mois.

Heure

Dès qu'Excel reconnaît des heures, des minutes ou des secondes, il les convertit en fractions.
Pour le vérifier, il convient de mettre la cellule au format Standard (onglet Accueil, groupe "Nombre", ouvrez le menu déroulant et cliquez sur Standard).

Exemples :

Seul le caractère : est admis pour séparer les heures et les minutes, ainsi que les minutes et les secondes.
Exemple :
9h28 s'écrit 9:28 et est affiché 09:28.
Si on écrit 9h28, on ne pourra pas se servir de cette donnée en tant qu'heure, ni dans les calculs, ni dans les formules.

Dates et heures, reconnues en tant que telles par EXCEL, sont des données numériques. Elles sont donc alignées à droite dans les cellules.

Saisie restreinte

La fenêtre "Validation des données" permet de restreindre une saisie.
Il est par exemple possible de restreindre la saisie à un nombre entier supérieur à 30.

Commencez par sélectionner les cellules concernées par l'application d'une saisie restreinte.
Puis, affichez la fenêtre "Validation des données" : sous l'onglet "Données", dans le groupe "Outils de données", activez le bouton "Validation des données".

3. MODIFICATION DES DONNEES

Avant validation, si on souhaite recommencer la saisie dans la cellule

Le bouton  croix  de la barre de formule permet d'annuler la saisie en cours.
L'équivalent par le clavier est la touche Echap (Esc).

Après validation

Suppression de données

Sélectionnez la ou les cellules, puis appuyez sur la touche Suppr.
Après sélection, si vous souhaitez bénéficier d'options d'effacement : sous l'onglet Accueil, dans le groupe "Edition", activez le bouton "Effacer".

4. RECHERCHER, REMPLACER

Pour afficher la fenêtre "Rechercher et remplacer" : sous l'onglet Accueil, dans le groupe "Edition", activez le bouton "Rechercher".
Cette fenêtre peut rester ouverte lors de la saisie dans les cellules.

Rechercher

Ouvrez l'onglet "Rechercher".

Si la recherche est à effectuer dans une plage de cellules de la feuille active, sélectionnez cette plage de cellules.
Sinon, la recherche s'effectuera sur la zone active (cliquez sur une cellule quelconque de la feuille), ou dans le classeur si vous le précisez.

Vous pouvez utiliser : Vous pouvez préciser le format des expressions recherchées.

Dans la fenêtre "Rechercher et remplacer" :

Remplacer

Ouvrez l'onglet "Remplacer". Le bouton Remplacer permet de remplacer les valeurs une par une.

5. VERIFICATION ORTHOGRAPHIQUE

Si la vérification orthographique est à effectuer dans une plage de cellules de la feuille active, sélectionnez-la. Sinon la recherche s'effectue sur la zone active (cliquez sur une cellule quelconque de la feuille).
Pour lancer la vérification orthographique : sous l'onglet "Révision", dans le groupe "Vérification", cliquez sur le bouton "Orthographe". Ou bien appuyez sur la touche F7.
Si EXCEL détecte un terme absent du dictionnaire, la fenêtre "Orthographe" est affichée. Elle contient des suggestions de correction, ainsi que diverses options.

6. INSERTION ET SUPPRESSION

Distinguer contenant et contenu

Il faut bien distinguer la suppression du contenant et celle du contenu.
Exemples :
Quand on supprime la donnée d'une cellule, on ne supprime pas la case qu'est cette cellule.
Quand on supprime les données d'une colonne, la colonne devient vierge, mais elle reste.
La suppression du contenant entraîne celle du contenu, mais on n'a pas l'inverse.

Cette partie concerne les différents types de contenants : colonnes, lignes et cellules.

Une insertion ou une suppression de contenant entraîne un décalage

Dès qu'il y a insertion (ou suppression) du contenant, il y a décalage de cellules pour insérer (ou supprimer) les nouvelles cellules.
Les cellules qui ont été décalées, changent de références (sauf si leurs références sont liées à des références d'autres cellules. Le collage avec liaison est traité chapitre 5 § 4 "Collage").

Pour insérer ou supprimer des cellules, on peut utiliser :

Insertion ou suppression de colonnes ou de lignes

Le principe est le même pour les colonnes ou pour les lignes.

Pour insérer des colonnes : Les colonnes sont aussitôt insérées.
Les références des cellules décalées ont changé.

Exemple
Saisissez le nombre 5 dans la cellule référencée A1.
Puis insérez deux colonnes avant la colonne A : sélectionnez les colonnes A et B, en cliquant-glissant sur leurs cases d'en-tête. Faites un clic droit sur la sélection > Insertion.
Après insertion des colonnes, le nombre 5 est dans la cellule référencée C1.

Pour insérer des lignes :

Les lignes sont aussitôt insérées.
Comme expliqué précédemment, les références des cellules décalées ont changé.

Pour supprimer des lignes ou des colonnes : Sélectionnez-les. Puis clic droit sur la sélection > "Supprimer".
Comme pour l'insertion, les références des cellules décalées ont changé.

Insertion ou suppression d'une plage de cellules

Insertion de cellules

Suppression de cellules