Cours BARDON - Microsoft Office
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SOMMAIRE

WORD 03/ Chap 1 - SAISIE DU DOCUMENT

Sauf si le texte est long, tapez d'abord le texte, vous peaufinerez ensuite sa mise en forme.

Saisissez votre texte en mode Page. Vérifiez qu'en bas de l'écran, le bouton du milieu (page encadré) est bien activé ; sinon cliquez dessus.

Quand vous le souhaitez, affichez les caractères non imprimables (espaces, paragraphes, sauts de page…) : barre d'outils Standard, bouton d'icône ¶.

Commencez toujours par appuyer deux fois sur Entrée (deux paragraphes vides sont ainsi créés). Puis tapez votre texte sur le 1er paragraphe. Le second, laissé vide, constitue un paragraphe de sécurité (il est matérialisé par une ligne vide avec le masque ¶ au début). Il permet au besoin de revenir à la mise en forme initiale.
En cours de saisie, veillez à garder un ou plusieurs paragraphes de sécurité.

Pointeur (de la souris) et curseur (là où on écrit)

Ne pas confondre :

le pointeur de la souris qui se déplace sur l'écran quand on bouge la souris,
avec le curseur qui clignote et qui indique où s'insérera le prochain caractère. Il est également appelé "point d'insertion".

Si vous placez le pointeur à un endroit du document, un clic de souris y placera le curseur.

Pour aller plus vite :

Prenez l'habitude d'écrire en minuscule la 1ère lettre de chaque phrase. Word se charge d'en faire une majuscule (dès qu'on tape un espace ou un signe de ponctuation après le mot) ;
Inutile de taper un espace juste avant les signes de ponctuation qui en nécessitent un, Word s'en charge. Saisissez par contre l'espace qui suit la ponctuation ;
Guillemets " " : WORD se charge de placer les espaces à l'intérieur. Si vous tapez un espace avant le deuxième guillemet, il sera ouvert au lieu d'être fermé.

Ces espaces générés automatiquement par Word apparaissent, en tant que caractères non imprimables (bouton ¶ activé), sous la forme d'un petit rond º (au lieu d'un point).

Orthographe et grammaire

WORD souligne les fautes d'orthographe d'un trait rouge et les fautes de grammaire d'un trait vert. Vous pouvez laisser tel quel, ou bien clic droit sur le texte souligné, et choisissez l'option souhaitée.

Synonyme ou traduction d'un mot

Clic droit sur le mot, puis choisissez "Synonymes" ou "Traduire".
Changement de langue : double-cliquez sur la langue indiquée dans la barre d'état (située en bas d'écran), puis choisissez la langue souhaitée dans la fenêtre "Langue".

Suppression d'un caractère imprimable ou non imprimable (marque de fin de paragraphe, saut de page, espace…)

Pour l'un comme pour l'autre : placez le curseur devant, puis appuyez sur la touche Suppr.
Le caractère non imprimable doit bien sûr être d'abord affiché : barre d'outils Standard, activez le bouton d'icône ¶.

1. PARCOURIR LE DOCUMENT, DEPLACER LE CURSEUR

En fonction de la longueur de votre document et de ce que vous voulez faire, vous pouvez souhaiter seulement "parcourir" le document (en laissant le curseur en place) ou vous "déplacer" dans le document (le curseur se déplace).

Parcourir le document (le curseur reste en place)

Roulette de la souris ;
Les barres de défilement horizontale et verticale : faites glisser le curseur de la barre (nos de pages et titres s'affichent), ou bien cliquez sur la flèche du haut ou celle du bas .

Se déplacer dans le document (le curseur se déplace)

Cliquez sur l'un des deux boutons de double flèche situés sous la barre de défilement vertical, pour accéder à la page précédente ou à la page suivante. Le curseur se positionne en haut de page.
Les 4 flèches du clavier ;
Raccourcis clavier :

Mot

Pour se placer

en début de mot : Ctrl +
en fin de mot : Ctrl +

Ligne

Pour se placer

en début de ligne :
en fin de ligne : Fin

Paragraphe

Pour se placer

en début de paragraphe : Ctrl +
en fin de paragraphe : Ctrl +

Document

Pour se placer

en début de document : Ctrl + (ou HOME)
en fin de document : Ctrl + Fin

On peut également passer d'un objet autre qu'une page au suivant. Par exemple, on peut passer d'un tableau au suivant, ou d'un commentaire à un autre (voir icônes avec info-bulles). Pour ce faire, cliquez sur le point rond situé entre les deux boutons précédents (les boutons de double flèche), et faites votre choix.

Il est aussi possible d'atteindre un lieu précis du document en cours grâce à la fenêtre "Rechercher et remplacer". Pour l'afficher : menu Edition > Atteindre , ou plus rapidement, tapez la touche de fonction F5.

2. SELECTIONNER DU TEXTE

Cliquer-glisser

Un cliqué-glissé avec la souris est la méthode commune.

Sélection d'un texte en fonction de sa nature

Un mot : double-cliquer dessus ;
Une ligne : dans la marge, cliquer devant la ligne (dans la marge, le pointeur devient ) ;
Un paragraphe : dans la marge, double-cliquer devant le paragraphe ;
Une phrase : Ctrl + clic dans la phrase ;
Tout le document : Ctrl + A ;
Une partie importante du document (éléments adjacents) :
- Clic au début ;
- Eventuellement faire défiler le texte à sélectionner avec la roulette ou la barre de défilement ;
- Maj + clic à la fin.
Des éléments non adjacents :
- Sélectionner le 1er élément ;
- Ctrl + sélectionner le suivant. Continuer ainsi jusqu'au dernier élément à sélectionner.

Pour désélectionner, cliquez en dehors du texte sélectionné.

3. CORRECTION ET INSERTION AUTOMATIQUES, BALISES

Pour accéder à la fenêtre "Correction automatique" : menu Outils > Options de correction automatique. Explorez, expérimentez ; cochez ou décochez les options proposées.

Onglet Balises actives

Une balise est une marque sur un texte signifiant que WORD a reconnu ce texte, et qu'il peut proposer des opérations le concernant.
Si la case d'option "Marquer le texte avec des balises actives" est cochée, alors un mot reconnu par WORD est souligné d'un trait violet en pointillé.
Si la case d'option "Afficher les boutons d'actions des balises actives" est cochée, alors : en pointant sur le mot balisé, le bouton d'info-bulle "Actions des balises actives" apparaît. En pointant dessus, on accède au menu déroulant du bouton.
Exemple : cochez la case "Numéro de téléphone", validez ; saisissez un n° de téléphone, puis espace. Le n° est souligné en pointillé violet ; passez le pointeur dessus, puis cliquez sur le menu déroulant du bouton.

Onglet Correction automatique

Vous pouvez demander des "Corrections en cours de frappe". Exemples : remplacer des mots ou expressions dont vous hésitez sur l'orthographe (Remplacer "accompte" par "acompte"), des pléonasmes (Remplacer "ajouter plus" par "ajouter").
Testez. Le remplacement est automatique. Quand on pointe sur cet élément, son premier caractère est souligné d'un double trait bleu. En pointant sur ce trait, un bouton de la forme d'un petit éclair et d'info-bulle "Options de correction automatique", apparaît. Ouvrez son menu déroulant ; choisissez éventuellement une option proposée.

Onglet Insertion automatique

Si vous cochez la case d'option "Afficher les suggestions de saisie semi-automatique", alors :
Vous pouvez ajouter vos propres textes, jusqu'à environ deux ou trois lignes d'écriture. La touche Entrée n'est pas autorisée. Appuyez sur le bouton Ajouter, avant de valider. Testez.
Lorsque vous saisissez le texte concerné, dès que WORD le distingue des autres suggestions, une info-bulle apparaît avec le début de la suggestion (la totalité si elle comprend peu de caractères). Vous êtes invité à appuyer sur Entrée pour insérer le texte entier. Sinon, vous masquerez l'info-bulle en continuant à saisir votre texte, ou bien en appuyant sur la touche Echap.
Remarque : si la suggestion est "à bientôt", Word ne reconnaîtra pas "A bientôt" (le A étant sans accent).
Exemple : Prévoyez l'insertion automatique de vos coordonnées (nom, adresse, téléphone, e-mail). Une fois insérées, il ne vous restera qu'à les disposer avec la touche Entrée.
Vous pouvez supprimer les suggestions qui ne vous intéressent pas : sélectionnez-les, puis cliquez sur le bouton Supprimer.

4. DEPLACER, COPIER ET COLLER

Sélectionnez d'abord le texte à déplacer (on dit aussi couper, car le texte original est supprimé du document) ou à copier.
Puis utilisez au choix l'une des méthodes suivantes (il en existe encore d'autres…) :

Avec les menus contextuels :

clic droit sur le texte sélectionné, choisir "Couper" ou "Copier" ; clic droit à l'endroit de destination, choisir "Coller".

Avec la souris

Pour déplacer le texte sélectionné : cliquez-glissez jusqu'à l'endroit de destination.
Pour copier le texte sélectionné : en cliquant-glissant, maintenez cette fois la touche Ctrl appuyée (le signe + apparaît alors).

Autre possibilité : clic droit sur la sélection, puis glissez jusqu'à l'endroit de destination et choisissez "Placer ici" pour déplacer ou "Copier ici".
Deux remarques sur cette méthode :
Vous ne pouvez pas coller sur une zone vide de caractères. Eventuellement, insérez des espaces ou des sauts de ligne afin de pouvoir coller à l'endroit choisi.
Une petite barre verticale en pointillé apparaît à l'endroit où sera collé le début du texte sélectionné.

Avec la barre d'outils Standard :

bouton "Couper" (icône ciseaux) ou bouton "Copier" (une feuille et sa copie) ; puis cliquez à l'endroit de destination, pour y placer le curseur ; bouton "Colle" (icône porte-bloc avec feuille).
L'activation de chacun de ces boutons peut être remplacé par un raccourci clavier :

Couper = Ctrl + X (X symbolise les branches d'une paire de ciseaux) ;
Copier = Ctrl + C (C comme Copier) ;
Coller = Ctrl + V (V… on colle \ et /).

Si on veut coller un mot, a fortiori un plus long texte, plusieurs fois de suite, il est plus rapide de passer par le clavier en tapant Ctrl + V.

Juste après avoir collé un élément, un bouton apparaît doté d'un menu déroulant et d'info-bulle "Options de collage". Comme son nom l'indique, il propose des options de collage.

Le Presse-papiers

Affichez-le : menu Edition > Presse-papiers. Il apparaît à droite de l'écran, sur le Volet Office.
Il est pratique, il conserve en mémoire (d'où son nom) les 24 derniers éléments coupés ou copiés. Cliquez sur l'un d'eux permet de le coller sur le document, à l'emplacement du curseur.
Pour supprimer un élément du Presse-papiers : clic droit dessus, puis commande Supprimer.

5. ELEMENTS D'UN DOCUMENT

Un texte, appelé "document", peut contenir des éléments variés : caractères spéciaux, lettrines, tableaux, objets graphiques, liens hypertextes, notes de bas de page. Voyons les deux premiers, très simples, les autres seront abordés dans des chapitres ultérieurs (3, 5 et 9).

Symboles et caractères spéciaux

Pour insérer un caractère spécial : menu "Insertion" > Caractères spéciaux. Choisissez. Dans l'onglet Symboles, le choix est particulièrement important. Essayez par exemple les polices Webdings et Wingdings.
Vous pouvez sélectionner un caractère récemment utilisé en cliquant dessus dans la zone "Caractères spéciaux récemment utilisés".

Lettrine (grande initiale en début de texte)

Pour transformer la 1ère lettre d'un mot en lettrine, procédez ainsi :

Clic sur le mot ;
Menu Format > Lettrine ; choisissez ;
Clic hors du mot.