Cours BARDON - Microsoft Office
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POWERPOINT 2007
SOMMAIRE
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PPT 07/ Chap 1 - LA PRESENTATION

1. NOUVELLE PRESENTATION

Nouvelle présentation

Pour créer une nouvelle présentation à partir d'un modèle ou à partir d'un thème, affichez d'abord la fenêtre "Nouvelle présentation" : activez le bouton Office > Nouveau.

Contrairement au modèle, un thème ne peut contenir ni texte, ni objet graphique.
Contrairement au modèle, le thème peut être changé après création de la présentation.
L'utilisation d'un modèle n'est possible qu'à la création d'une présentation, d'où l'expression "modèle de conception" (un modèle ne peut pas être "appliqué" ensuite).

Dans le volet gauche de la fenêtre, choisissez une catégorie de modèles ou bien "Thèmes installés". Les "Thèmes installés" sont des thèmes prédéfinis de PowerPoint 2007.
Dans le volet central, s'affichent les modèles de la catégorie choisie ou bien les "thèmes installés".
Le volet droit affiche le modèle ou le thème qui a été sélectionné dans le volet central.

Les catégories de modèles proposées sont :

Double-cliquez sur le modèle ou sur le thème dans le volet central. Ou bien cliquez sur le modèle ou sur le thème dans le volet droit, puis sur le bouton "Créer".

La présentation s'affiche en Mode "Normal", à l'onglet "Diapositives".
Une diapositive du modèle ou du thème choisi, apparaît dans la partie centrale, également en miniature dans le volet gauche.
Par défaut, la présentation est nommée "Présentation", suivi d'un numéro.

Nouvelle présentation à partir d'un fichier Plan

Une nouvelle présentation peut être basée sur un fichier de type Plan (réalisé par exemple sous Word).
Pour chaque paragraphe de niveau 1 (niveau du Titre1), il est créé une diapositive. Les paragraphes de niveaux inférieurs constituent des listes à puces.
Affichez la fenêtre "Ouvrir" : activez le bouton Office > Ouvrir. Indiquez en Type de fichiers "Tous les plans". Double-cliquez sur le nom du fichier Plan à ouvrir.

La création particulière d'un album photo

On appelle "album photo" une présentation basée sur un ensemble d'images, chaque image constituant par défaut une diapositive.
Des zones de texte peuvent être ajoutées.

Un album photo peut être créé à partir d'un modèle installé.

Il est également possible de le créer ainsi :

Après enregistrement, pour modifier l'album photo : ouvrez la présentation, puis activez le menu déroulant du bouton "Album photo", et choisissez l'option "Modifier l'album photo".

Ouverture d'une présentation

Cas où la présentation à ouvrir est un document récent

Après activation du bouton Office, si la présentation a été suffisamment récemment utilisée, elle apparaît dans la liste des "Documents récents", affichée dans le volet central. Cliquez dessus pour l'ouvrir.
Par défaut, la liste contient 9 documents.
Pour modifier ce nombre (50 documents au maximum) : bouton Office > Options PowerPoint > Options avancées. Renseignez la zone "Afficher ce nombre de documents récents".
Pour garder un document dans la liste des documents récents (dans la limite maximale du nombre de documents visibles), enfoncez la punaise : cliquez sur le symbole à droite du nom de la présentation.

Cas où la présentation à ouvrir n'est pas un document récent

Après activation du bouton Office, affichez la fenêtre "Ouvrir" en cliquant sur l'option "Ouvrir".
Cette fenêtre permet d'ouvrir :

Ouverture d'une présentation en format 97-2003 - Conversion

Le format d'un fichier 97-2003 (extension .ppt) ouvert, est conservé. Les nouvelles fonctionnalités qu'offre 2007, sont alors indisponibles.

Pour convertir la présentation en format 2007 : bouton Office > Convertir.
Cette conversion diminue la taille du fichier.
Elle supprime le fichier en format 97-2003.
Si vous souhaitez garder une copie du fichier en format 97-2003 : bouton Office > Enregistrer sous. Renseignez les zones de saisie de la fenêtre puis validez.

2. ENREGISTREMENT D'UNE PRESENTATION

Un fichier POWERPOINT 2007 a pour extension .pptx, ou .potx s'il s'agit d'un modèle.
Pour enregistrer une présentation, cliquez dans la barre d'outils Accès rapide sur le bouton Enregistrer.
Quand il s'agit du premier enregistrement d'un fichier, la fenêtre "Enregistrer sous" s'affiche. Renseignez les zones de saisie.

Enregistrer une présentation 2007 au format 97-2003

Affichez la fenêtre "Enregistrer sous" : activez le bouton Office > Enregistrer sous.
Dans cette fenêtre, sélectionnez comme Type de fichier : "Présentation PowerPoint 97-2003".
Une copie de la présentation 2007 est alors créée, d'extension .ppt, entièrement compatible avec les formats 97-2003.

Enregistrer une présentation sous forme de modèle

Une présentation enregistrée sous forme de modèle est ensuite disponible dans la catégorie "Mes modèles" de la fenêtre "Nouvelle présentation" (cf. § 1 de ce chapitre).
Pour enregistrer une présentation sous forme de modèle : dans la fenêtre "Enregistrer sous", sélectionnez comme Type de fichier "Modèle PowerPoint".
Le fichier est enregistré dans le dossier Templates ("Templates" signifie Modèles).

Enregistrer une présentation sous forme de plan

Le plan d'une présentation est enregistrable dans un fichier, qui peut ensuite être lu dans d'autres applications (par exemple dans un document réalisé sous WORD).
Pour enregistrer une présentation sous forme de plan : dans la fenêtre "Enregistrer sous", sélectionnez comme Type de fichier "Plan/RTF".

3. CREATION ET DISPOSITION D'UNE DIAPOSITIVE

Emplacement de la nouvelle diapositive

Par défaut, PowerPoint placera la nouvelle diapositive juste après la diapositive sélectionnée.
En mode "Normal" ou "Trieuse de Diapositives", un autre emplacement peut lui être attribué en cliquant avant création : soit juste au-dessus de la première diapositive, soit entre deux diapositives, soit sous la dernière diapositive.
Un trait clignotant indique l'endroit où sera placée la nouvelle diapositive.

Création d'une nouvelle diapositive

Pour créer une nouvelle diapositive, il existe plusieurs méthodes :

Espaces réservés et disposition d'une diapositive

Par défaut, un espace réservé se présente comme une zone entourée d'une fine bordure de pointillé.
Un espace peut être réservé à un titre, un texte, un objet, une date, un numéro de diapositive, un en-tête ou un pied de page.
La réservation n'est pas impérative. On peut par exemple insérer une image ou un tableau dans un espace réservé à un texte.

Un espace réservé est modifiable comme tout objet (cf. chapitre 5 - LES OBJETS GRAPHIQUES).
Pour sélectionner un espace réservé, pointez sur son contour ; quand le pointeur a la forme d'une croix fléchée, cliquez. Le rectangle est alors entouré d'une ligne continue.
En cliquant-glissant dessus, on peut le déplacer.
En cliquant-glissant sur ses poignées, on peut le redimensionner.
Pour supprimer un espace réservé, sélectionnez-le, puis appuyez sur la touche Suppr.
Pour modifier le format d'un espace réservé, on peut activer les commandes de l'onglet "Format" des "Outils de dessin", ou bien utiliser la fenêtre "Format de la forme" : clic droit dans l'espace > Format de la forme.

Pour rétablir un espace réservé : on rétablit sa position, sa taille, sa mise en forme initiales en cliquant sur le bouton "Rétablir" du groupe "Diapositives", sous l'onglet "Accueil".
L'activation de ce bouton permet également de recréer un espace réservé préalablement supprimé.

Disposition d'une diapositive

Une disposition est caractérisée par l'emplacement de ses espaces réservés, destinés à recevoir des textes ou des objets.
Si nécessaire, cliquez sur la diapositive active pour afficher le rectangle matérialisant un espace réservé.
Les dispositions prédéfinies diffèrent en fonction du thème appliqué.
Chaque disposition porte un nom explicite (exemples : "Titre et contenu", "Deux contenus", "Image avec légende").
Comme nous le verrons ultérieurement, il est possible de créer ses propres dispositions, réutilisables.
Par défaut, la disposition de la première diapositive est "Diapositive de titre" (un espace réservé au titre, un second au sous-titre) et les dispositions des diapositives suivantes sont "Titre et contenu".

On peut choisir la disposition d'une diapositive avant son insertion dans la présentation, également changer de disposition ensuite :

Choix d'une disposition pour une nouvelle diapositive

Par défaut, une nouvelle diapositive a la même disposition que la diapositive active.
Pour choisir une autre disposition, cliquez sur la partie inférieure du bouton "Nouvelle diapositive" et sélectionnez la disposition souhaitée pour la nouvelle diapositive.

Changement de disposition

En mode "Normal" ou "Trieuse de diapositives", sélectionnez la ou les diapositive(s).
Puis, sous l'onglet "Accueil", dans le groupe "Diapositives", activez le bouton "Disposition". Choisissez la disposition souhaitée. Les contenus des diapositives sont ajustés en conséquence.

4. DIMENSION ET ORIENTATION DES DIAPOSITIVES D'UNE PRESENTATION

Pour modifier les dimensions ou l'orientation des diapositives, utilisez la fenêtre "Mise en page".
Pour afficher la fenêtre "Mise en page", cliquez sous l'onglet "Création", dans le groupe "Mise en page", sur le bouton "Mise en page".
Indiquez les dimensions (largeur, hauteur) et l'orientation (portrait  orientation Portrait  ou paysage  orientation Paysage  ) souhaitées. Elles s'appliquent à toutes les diapositives de la présentation.
Concernant l'orientation, vous pouvez également utiliser le bouton "Orientation" du groupe "Mise en page".

5. PASSAGE D'UNE DIAPOSITIVE A UNE AUTRE

Passer à une nouvelle diapositive valide automatiquement la précédente.
Il existe plusieurs méthodes pour passer d'une diapositive à une autre :

6. INSERTION, COPIE, TRANSFERT ET SUPPRESSION DE DIAPOSITIVES

Sélection de diapositives

Il suffit de cliquer sur une miniature de diapositive pour qu'elle soit sélectionnée.
Elle présente alors un contour plus marqué. Pour désélectionner, cliquez ailleurs.

Pour sélectionner plusieurs diapositives : Pour sélectionner toutes les diapositives : Ctrl + A.

Copier ou déplacer une diapositive

Il existe plusieurs méthodes, valables également pour un texte ou pour un objet, parmi lesquelles :

Méthode avec clic droit

(Il est également possible d'utiliser les boutons Copier, Couper et Coller du groupe Presse-papiers, sous l'onglet "Accueil")

Méthode avec cliquer-glisser

Après sélection des diapositives :

Méthode avec le volet Presse-papiers

Cette méthode permet également le transfert sur une autre présentation ou même dans une autre application (par exemple dans un document réalisé sous WORD).
Cette méthode est pratique, dans la mesure où elle permet de voir ce que contient le Presse-papiers, et d'utiliser à volonté son contenu, d'une présentation à une autre, ou d'une présentation à une autre application Office.
En revanche, les diapositives ne sont mises dans le Presse-papiers qu'une par une. Si on copie plusieurs diapositives, seule la diapositive ayant le numéro le plus bas de la présentation, sera présente dans le Presse-papiers.
Pour afficher le volet Presse-papiers, cliquez sur le lanceur  lanceur  du groupe Presse-papiers, sous l'onglet "Accueil".
Après avoir coupé ou copié une diapositive, celle-ci est présente dans le Presse-papiers. Elle peut être ensuite collée par simple clic, en restant disponible dans le Presse-papiers.

Importation d'une diapositive contenue dans une autre présentation

En mode "Normal" ou en mode "Trieuse de diapositives", sélectionnez la diapositive qui précèdera la diapositive à importer.
Pour importer une diapositive : sous l'onglet "Accueil", activez le bas du bouton "Nouvelle diapositive" > "Réutiliser les diapositives".
Le volet "Réutiliser les diapositives" s'affiche à droite de l'écran. Recherchez la présentation souhaitée, puis cliquez sur la diapositive à importer.

Insérer les diapositives d'un fichier Plan

La méthode est similaire, excepté le choix de l'option, qui est dans le cas présent "Diapositives à partir d'un plan".
Recherchez dans les fichiers de type "Tous les plans", puis double-cliquez sur le nom du fichier.
Les diapositives correspondantes au fichier sont alors insérées (cf. § 1 "Nouvelle présentation à partir d'un fichier Plan").

Duplication

Elle permet de copier (sans insertion dans le Presse-papiers), des diapositives préalablement sélectionnées, à l'identique, sous la diapositive active.
Sélectionnez la ou les diapositive(s). Activez le menu déroulant du bouton Coller, puis choisissez l'option "Dupliquer".

Suppression de diapositives

Il suffit de les sélectionner, puis d'appuyer sur la touche Suppr.
Ou bien : clic droit sur la diapositive > Supprimer la diapositive.
Ou encore : après sélection, cliquez sur le bouton "Supprimer" du groupe "Diapositives", sous l'onglet "Accueil".

7. NUMEROTATION DES DIAPOSITIVES

On peut générer une numérotation automatique des diapositives. Le numéro apparaît sur chacune dans l'espace réservé "zone de nombre".
Si nécessaire, sélectionnez au préalable les diapositives à numéroter (sinon elles le seront toutes).
Affichez la fenêtre "En-tête et pied de page" : sous l'onglet "Insertion", dans le groupe "Texte", cliquez sur le bouton "Numéro de diapositive" ou sur le bouton "En-tête et pied de page".
Choisissez l'option "Appliquez partout", si vous souhaitez que toutes les diapositives de la présentation soient numérotées. Sinon choisissez "Appliquez" pour que seules les diapositives sélectionnées soient numérotées.
Par défaut, la numérotation commence à 1.
Il est possible de numéroter à partir d'un nombre défini. Affichez la fenêtre "Mise en page" : sous l'onglet "Création", cliquez sur le bouton "Mise en page". Dans la fenêtre, renseignez la zone "Numéroter à partir de".

8. IMPRESSION

Aperçu avant impression

Activez le bouton "Aperçu avant impression"  aperçu avant impression  , si vous l'avez placé dans la barre d'outils Accès rapide. Sinon : bouton Office > Imprimer > Aperçu avant impression.
La fenêtre "Aperçu avant impression" s'affiche.
Testez ses commandes sur la présentation active. Elles sont réparties en quatre groupes : "Impression", "Mise en page", "Zoom" et "Aperçu".
Cliquez sur la page permet de l'agrandir ou de la réduire.

Quelques précisions sur certaines commandes :

Imprimer la présentation

Vous pouvez sélectionner des diapositives à imprimer, ou bien indiquer leurs numéros dans la fenêtre "Imprimer".
Pour afficher la fenêtre "Imprimer" : Une "Impression rapide" permet d'imprimer directement, sans passer par la boîte de dialogue "Imprimer".
Si vous devez indiquer des numéros de diapositives dans la zone de saisie "Diapositives", séparez-les par un point-virgule si elles ne sont pas adjacentes, sinon précisez les numéros de la première et de la dernière séparés par un tiret.
Option "Copies assemblées" : un exemplaire complet est imprimé, avant impression de l'exemplaire suivant.